Quando o Procedimento Passa a Governar a Decisão

Uma instituição pode criar procedimentos para proteger a qualidade de uma decisão. O risco começa quando, progressivamente, passa a proteger o procedimento da própria necessidade de decidir.

A 10 de Setembro, o Cabinet Office britânico anunciou a eliminação de consultas consideradas desnecessárias ou meramente formais, no âmbito de uma iniciativa destinada a reduzir encargos administrativos considerados contraproducentes e a acelerar a decisão pública. A notícia coloca uma questão que ultrapassa a simplificação administrativa: o que acontece quando um mecanismo concebido para melhorar uma decisão começa a adquirir uma lógica própria, independente da finalidade que justificou a sua existência?

O Governo refere ter identificado cerca de 7.000 deveres de consulta previstos na legislação britânica, através de uma ferramenta de inteligência artificial, e pretende retirar aqueles que considera desnecessários, mantendo a consulta formal quando exista uma obrigação legal, uma exigência de equidade ou uma razão substantiva para procurar contributos externos.

As instituições modernas recorreram ao procedimento para conter a arbitrariedade do poder. Regras, formalidades e mecanismos de consulta introduzem distância entre a vontade imediata de quem decide e o resultado dessa decisão. Tornam o exercício do poder mais previsível, mais justificável e, em determinados contextos, mais legítimo.

Mas a racionalidade de um sistema procedimental não reside na quantidade de procedimentos que consegue acumular. Reside na relação entre a forma e a finalidade que essa forma deveria servir.

A literatura sobre burocracia e racionalidade procedimental reconhece há muito esta tensão: os meios concebidos para disciplinar a decisão podem, com o tempo, adquirir autonomia relativamente aos fins que lhes deram origem. Uma regra criada para impedir arbitrariedade pode tornar-se uma obrigação a cumprir independentemente da sua utilidade; um mecanismo destinado a produzir melhor informação pode transformar-se numa etapa que apenas confirma a passagem pelo próprio mecanismo.

É aqui que surgem alguns dos paradoxos mais subtis das organizações complexas.

Um procedimento concebido para introduzir conhecimento pode tornar-se meramente obrigatório. Uma salvaguarda criada para proteger a qualidade de uma decisão pode converter-se num ritual de conformidade. Uma consulta que originalmente existe para permitir que uma decisão seja informada pode continuar a repetir-se quando já não existe informação nova capaz de alterar a questão substantiva.

Nada disto significa que o procedimento tenha sido mal concebido na sua origem. Pelo contrário: o paradoxo nasce muitas vezes da persistência de mecanismos que continuam formalmente legítimos depois de a sua função ter mudado, diminuído ou desaparecido.

Quando isso acontece, a instituição começa gradualmente a deslocar o seu critério de avaliação. Em vez de perguntar se o procedimento continua a melhorar a decisão, passa a perguntar se o procedimento foi cumprido. A qualidade do percurso torna-se mais facilmente demonstrável do que a qualidade da finalidade que esse percurso deveria proteger.

A mudança é subtil, mas com consequências institucionais profundas.

Porque a forma institucional tem uma força própria. Uma vez incorporada em legislação, regulamentos, rotinas e expectativas organizacionais, deixa de ser apenas um instrumento: passa a fazer parte do ambiente dentro do qual novas decisões são tomadas. E aquilo que inicialmente foi criado para servir uma finalidade pode tornar-se difícil de questionar precisamente porque a sua existência já é tomada como evidência da sua necessidade.

É por isso que a simplificação, quando levada a sério, não é simplesmente uma operação de redução. É uma operação de discernimento institucional: distinguir aquilo cuja permanência continua a proteger a qualidade da decisão daquilo cuja permanência apenas reproduz a forma de um processo.

Esta distinção importa particularmente para quem governa e decide em instituições complexas, onde cada procedimento tende a gerar outros procedimentos, cada salvaguarda pode convocar uma nova salvaguarda e cada exigência formal pode criar a necessidade de demonstrar que foi formalmente cumprida.

O risco não reside na existência das regras, mas na perda da capacidade de interrogar a finalidade que continua, ou já não continua, a justificá-las.

Uma instituição madura não precisa de escolher entre procedimento e decisão. Precisa de preservar a relação entre ambos, para que a forma continue a servir a substância e não passe, imperceptivelmente, a substituí-la.

Porque o verdadeiro sinal de maturidade procedimental não está em cumprir mais etapas. Está em saber quando uma etapa ainda protege a decisão e quando começa, silenciosamente, a governá-la.

Cabinet Office, “‘Box-ticking’ consultations scrapped to speed up delivery”, 10 September 2026. · Fonte complementar: HM Treasury, Cabinet Office and Attorney General, “The Simplification and Agency of Government – Letter to all ministers”, 7 September 2026.